1. En la gestión de la cadena de abastecimiento (GCA) se mantiene un enfoque integrado de la logística de la ayuda alimentaria. Ésta comienza con la elección de artículos de consumo alimenticio, y abarca también la búsqueda de fuentes de suministro, la tramitación de compras, la garantía de calidad, el envasado, el envío, el transporte, el almacenaje, la gestión del inventario, los seguros, etc. En la cadena intervienen numerosos participantes diversos, y es importante que sus actividades estén coordinadas. Se deben adoptar prácticas apropiadas de gestión y seguimiento para conseguir que todos los productos se conserven de modo seguro hasta el momento de su distribución a las familias a quienes van destinados.

2. Uso de servicios locales: Se debe realizar una valoración de la disponibilidad y fiabilidad de las capacidades locales antes de utilizar fuentes de suministro exteriores a la zona local. Se puede contratar a empresas de transportes y agentes expedidores locales o regionales que gocen de buena reputación para que suministren servicios logísticos. Tales organizaciones poseen valiosos conocimientos de las normativas, trámites e instalaciones locales, que pueden contribuir a que se cumpla la legislación del país de acogida, además de acelerar las operaciones de entrega de los productos.

3. ¿Abastecimiento local o importación? Se deberá valorar la disponibilidad local de artículos alimenticios y las implicaciones para la producción y los mercados locales de que los alimentos sean adquiridos en la zona circundante o sean importados de fuera (véase la norma sobre valoración y análisis de la seguridad alimentaria; la norma 2 relativa a la seguridad alimentaria; y la norma 4 relativa a la seguridad alimentaria). Si hay una serie de diferentes entidades que participan en el abastecimiento de alimentos, se deberán coordinar en la medida de lo posible las fuentes locales, incluyendo la compra de artículos de consumo. Entre otras fuentes de productos alimenticios de origen local se pueden contar los préstamos o redistribuciones procedentes de programas de ayuda alimentaria ya establecidos o de reservas nacionales de grano, y los préstamos originados en proveedores comerciales, o canjes efectuados con ellos.

4. Imparcialidad: Es de gran importancia que los trámites de los contratos sean transparentes, para poder evitar sospechas de favoritismo o corrupción. Con los paquetes o envases de alimentos no se deben enviar mensajes de motivación política o religiosa, ni que sean de tal carácter que puedan causar disensiones.

5. Habilidades y formación: Se debe recabar la colaboración de personas avezadas en la GCA y de gestores de la ayuda humanitaria para que implanten el sistema de GCA e impartan formación al personal. Entre los tipos específicos de experiencia que son pertinentes se incluyen: gestión de contratos, gestión de transportes y almacenes, gestión de inventarios, gestión de análisis e información en cuanto a itinerarios, seguimiento de los envíos, gestión de importaciones, etc. Cuando se lleve a cabo la formación, se deberá incluir al personal de organizaciones partenarias.

6. Elevación de informes: La mayoría de las entidades donantes de ayuda alimentaria imponen requisitos específicos en cuanto a los informes. Los gestores de cadenas de abastecimiento deben ser conscientes de estos requisitos y establecer sistemas con los que cumplimentarlos y atender a la vez a los trámites cotidianos de la gestión. Para ello, hará falta informar con prontitud sobre demoras o desviaciones en la cadena de abastecimiento. La información acerca del itinerario que sigue la ayuda humanitaria, así como otros informes relativos a la GCA, deberán ser comunicados de una manera transparente.

7. Documentación: En todos los centros en los que se recibe, almacena y/o despacha ayuda alimentaria se deberá conservar cantidad suficiente de documentos y formularios (conocimientos de embarque, libros de registro de existencias, formularios de informes, etc.), para poder mantener un registro de auditorías de las transacciones.

8. Almacenamiento en depósitos: Es preferible contar con almacenes dedicados solamente a alimentos a tener que compartir instalaciones. A la hora de escoger los almacenes, se deberá determinar si se han almacenado allí anteriormente mercancías peligrosas y si existe algún peligro de contaminación. Entre otros factores a considerar están los relativos a seguridad, capacidad, facilidad de acceso, solidez (de techos, muros, puertas y suelos) y el posible peligro de inundaciones.

9. Eliminación de géneros no aptos para el consumo humano: Los productos dañados deberán ser examinados por inspectores cualificados, tales como médicos, laboratorios de salud pública, etc., para poder certificar si son aptos para el consumo humano. Entre los métodos de eliminación de los que no son aptos se puede incluir su venta como pienso para animales, y su enterramiento o incineración. En el caso de su utilización como forraje, se deberá obtener un certificado que garantice la aptitud de este producto para este fin. En todos los casos, será necesario asegurarse de que los artículos de consumo no aptos no volverán a penetrar en la cadena de abastecimiento de alimentos para seres humanos o animales, y que su eliminación no causará daños al medio ambiente ni contaminará las fuentes de agua de las cercanías.

10. Peligros que amenazan la cadena de abastecimiento: En las situaciones de conflictos armados existe el peligro de que la ayuda alimentaria sea saqueada o requisada por las partes beligerantes, y por tanto se deberá prestar consideración a la seguridad de las rutas de transporte y los almacenes. En todos los casos de desastre existe el potencial de pérdidas por robo a todos los niveles de la cadena de abastecimiento, y deben ser establecidos y supervisados sistemas de control en todos los puntos de almacenamiento, entrega y distribución para reducir al mínimo este riesgo. Con controles internos y división de funciones y responsabilidades debería ser posible reducir el peligro de que se produzcan connivencias. Las existencias deberán ser comprobadas con regularidad para detectar si hay desviaciones de alimentos. Si se descubre alguna malversación, se habrán de tomar medidas no sólo para asegurar la integridad del suministro sino también para analizar y abordar las implicaciones más amplias en cuando a política y seguridad (por ejemplo, la posibilidad de desviar existencias que puedan avivar un conflicto armado).

11. Análisis del "pipeline": A intervalos regulares se deberá llevar a cabo un análisis del "food pipeline" (sistema de control del abastecimiento de alimentos), y la información pertinente sobre niveles de existencias, llegadas que se esperan, distribuciones, etc. habrá de ser comunicada a todos los que intervienen en la cadena de abastecimiento. Si se registran y se prevén periódicamente los niveles de existencia a lo largo de esta cadena se podrán anticipar los déficits o problemas que pudieran sobrevenir y contar con tiempo para encontrar soluciones.

12. Difusión de la información: Deberá considerarse la posibilidad de utilizar los medios de comunicación locales, o bien métodos tradicionales, para diseminar noticias, como forma de tener informado al público sobre el suministro de alimentos y operaciones. Con ello se refuerza la transparencia. Se puede recabar la ayuda de los grupos de mujeres para que colaboren en impartir a la comunidad información sobre los programas de ayuda alimentaria.