1. Les contrats d'achat comportent des dispositions pour le paiement lié à la livraison, le retour des marchandises endommagées et des pénalités pour tout écart par rapport au contrat, sauf dans les situations de force majeure.

2. Les transporteurs et agents de manutention assument la responsabilité totale des denrées alimentaires sous leur garde et remboursent toutes les pertes éventuelles.

3. Les installations d'emmagasinage sont sûres et propres, et protègent les denrées alimentaires des dégâts ou des pertes.

4. Des mesures sont prises à tous les niveaux pour réduire au minimum les pertes de denrées.

5. Toutes les pertes sont identifiées et expliquées.

6. Les denrées se trouvant dans des conteneurs endommagés sont récupérées autant que possible.

7. Les denrées font l'objet d'inspections à intervalles réguliers et toutes les denrées suspectes font l'objet de tests. Les produits impropres sont certifiés et éliminés conformément à des procédures clairement définies et à la réglementation nationale dans le secteur de la santé publique. On évite le recyclage des denrées impropres par le biais du marché.

8. Des inventaires physiques sont entrepris périodiquement par des personnes dotées de connaissances dans le domaine de la gestion des inventaires et non associées au projet examiné, et font l'objet d'un rapprochement avec les soldes de stocks.

9. Des comptes rendus résumés des inventaires sont dressés à intervalles réguliers et mis à la disposition de toutes les parties prenantes.

10. Des récépissés documentent toutes les transactions de denrées en bonne et due forme.

11. Les livres d'inventaire donnent le détail de tous les reçus, émissions et soldes.

12. Un audit, y compris l'audit de la gestion du processus, est effectué à tous les niveaux de la chaîne d'approvisionnement.

13. Les véhicules utilisés pour transporter les denrées sont en bon état de marche; les espaces réservés aux cargaisons ne présentent pas de bords en saillie qui pourraient endommager les emballages et sont protégés de façon adéquate des intempéries (par ex. par des bâches).

14. Les véhicules ne transportent pas d'autres matériaux commerciaux et/ou dangereux en même temps que des denrées alimentaires.

15. Les véhicules n'ont pas transporté de matériaux dangereux par le passé et il n'y a pas de résidus.

Sources: WFP, Emergency Field Operations Pocketbook (Carnet pour les opérations d'urgence sur le terrain) (2002) et CARE, Food Resource Management handbook (Manuel pour la gestion des ressources alimentaires).